Sekretaris Yang Profesional

Eksistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar “pembantu atau penggembira pimpinan”. Sekretaris bukan lagi obyek, tetapi subyek penting dalam sebuah organisasiatau perusahaan. Ibarat sebuah mesin, sekretaris merupakan komponen penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan.

Sebagai suatu profesi, sekretaris tidak selayaknya dipandang remeh. Profesi ini memilih masa depan cerah. Walaupun perkembangan teknologi semakin berkembang dan alat-alat perkantoran canggih yang dapat menggantikan fungsi sekretaris terus diperkenalkan setiap saat, tetapi “sentuhan” tangan terampil dan buah pikiran cerdas seorang sekretaris tetap diperlukan sampai kapan pun.

Tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam, sehingga apabila tidak dikuasai,tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pemimpin. Dalam dunia bisnis peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan perusahaan dalam mengembangkan usahanya.Sekretaris Profesional harus memiliki dan bisa melakukan hal-hal berikut:

1. Menampilkan Citra Perusahaan

Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

1. Baik dan Bertanggung Jawab

Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

1. Pandai Menjaga Rahasia

Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.

1. Tahu Teknologi

“Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus update terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.

1. Tahu Accounting dan Pembukuan

Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.

1. Harus Bisa Bahasa Asing

Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk  bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

1. Mempelajari Karakter Bos

Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.

1. Mempunyai Etika yang Baik

Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.

1. Pandai Berbicara di Depan Publik

Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasimenggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting.

Selain itu, seorang sekretaris profesional harus memenuhi kriteria sebagai berikut :

- Personality

Sifat personality yang dimaksud disini adalah, bahwa seorang sekretaris profesional harus memiliki kesabaran, ketekunan, disiplin, tidak cepat menyerah, serta berpenampilan yang baik, jujur, loyal, serta pandai bicara, sopan dan bisa menjaga image perusahaan.

- General Knowledge

Sebagai seorang sekretaris profesional harus memiliki berbagai kemampuan yang memadai dalam perubahan serta perkembangan yang terjadi, khususnya kemampuan yang masih memiliki kaitan dengan aktivitas organisasi.

- Special knowledge

Selaku sekretaris profesional harus mempunyai kemampuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.

- Skill and technic

Dalam bagian ini seorang sekretaris profesional harus memiliki kemampuan yang meliputi surat menyurat, diantaranya mengetik, korespondensi, stenografi, juga bagian kearsipan.

- Practice

Adalah kemampuan seorang sekretaris profesional untuk melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima telepon, meneriama tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan, dan lain-lain.

Penampilan diri yang baik akan membentuk citra yang positif bagi pelanggan, karena seorang sekretaris dapat dikatakan icon dari sebuah perusahaan, jadi citra sebuah perusahaan juga ditentukan oleh pelayanan sekretarisnya. Adapun indikator penampilan diri yang baik adalah :

1. Penampilan yang bersih meliputi kebersihan pakaian, sepatu, dan kebersihan badan.
2. Penampilan yang rapi dapat diukur dengan cara berpakaian sesuai dengan tata krama kesopanan, rapi dan pantas.
3. Penampilan (sikap dan tindakan) yang menarik. (Komunikasi Interpersonal, Suranto AW, 2011 : 150-151)

Tugas seorang sekretaris sangat beraneka ragam. Setiap hari tugas-tugas tersebut akan  semakin bertambah dan berkembang. Jadi seorang sekretaris harus pandai-pandai dalam membagi waktu agar semua pekerjaannya dapat terselesaikan dengan efektif dan efisien.Adapun tugas-tugas sekretaris dapat dikelompokkan dalam 4 kegiatan, yaitu :

1. Tugas rutin, yakni tugas yang tidak memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Mislanya : tugas pengurusan surat, menerima tamu, tata kearsipan, membuat jadwal kerja pimpinan dan menerima telepon.

1. Tugas khusus, yaitu tugas yang memerlukan perintah atau sesekali pimpinan menginginkan sekretaris menggunakan pertimbangan dan pengalaman sekretaris untuk menyelesaikannya. Misalnya membuat perjanjian, mengirim faximile.

1. Tugas yang bersifat kreatif, yakni tugas yang berasal dari inisiatif sekretaris itu sendiri. Biasanya hal-hal yang dilakukan sekretaris adalah perkerjaan yang mendukung/menunjang kerja pimpinan dalam menyelesaikan tugas.

1. Tugas untuk melakukan hubungan dan kerjasama, dalam hal ini meliputi :

• Hubungan kerjasama dengan dunia luar.
• Hubungan kerjasama de dalam organisasi. (Menjadi Sekretaris Profesional dan Kantor Yang Efektif,Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani, 2005 : 24-26)

Tugas sekretaris tidak terlepas dari tugas pimpinan. Bahkan seringkali sekretaris menjadi pengganti pimpinan. Jika pimpinan sedang tidak ada di tempat. Maka seorang sekretaris juga perlu memiliki ketrampilan dalam bidang manajerial yang meliputi perencanaan (planning), pengorganisasian(organizing), penggerakkan (actuating) serta pengawasan (controlling).

Berkaitan dengan tugas-tugas sekretaris. Ada tugas khusus dan tugas kreatif yang biasa dilakukan oleh seorang sekretaris. Tugas tersebut merupakan tugas di luar tugas rutin sekretaris. Tugas khusus maupun tugas kreatif biasanya akan banyak membutuhkan ketrampilan dan kreatifitas sekretaris dalam melaksanakannya.