1) Duties and Responsibilities
(Tugas Dan Tanggung Jawab Sekretaris)
v TUGAS SEKRETARIS
Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi
8(delapan) yaitu:
a. Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas
ini meliputi:
Ø Membuka surat.
Ø Menerima dikte.
Ø Menerima telepon.
Ø Menyimpan arsip/surat.
Ø Menyusun dan membuat jadwal
kegiatan pimpinan.
b. Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh
pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini
diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu
menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:
Ø Mengonsep surat perjanjian
kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
Ø Menyusun surat rahasia (confidential).
Ø Menyusun acara pertemuan bisnis.
Ø Pembelian kado atau cindera
mata.
Ø Dan lain-lain.
c. Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:
Ø Membetulkan letak atau posisi
alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.
Ø Bertindak sebagai penghubung
untuk meneruskan informasi kepada relasi.
Ø Mewakili seseorang menerima
sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
Ø Mengingatkan pimpinan
membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.
Ø Memeriksa hasil pengumpulan
dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
Ø Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama
mengadakan pertemuan bisnis.
Ø Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki
dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana
kantor.
d. Tugas Sosial
Ø Mengurusi Rumah tangga kantor.
Ø Mengatur penyelenggaraan
resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.
e. Tugas Keuangan
Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:
Ø Menangani urusan keuangan
pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan
cek, pengambilan uang dari Bank.
Ø Membayar rekening-rekening,
pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.
Ø Menyimpan catatan pengeluaran
sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
f. Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
1. Menerima dan menjawab telepon serta
mencatat pesan-pesan lewat telepon.
2. Menerima tamu yang akan bertemu dengan
pimpinan.
3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
4. Menyusun acara kerja sehari-hari
pimpinan.
g. Tugas insidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak
rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:
Ø Menyiapkan agenda rapat,
menyiapkan laporan,
menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.
Ø Membuat ikhtisar dari
berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan
media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
Ø Mengoreksi bahan-bahan
cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh
perusahaan.
Ø Mewakili pimpinan dalam
berbagai resepsi atau pertemuan.
h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)
Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih
saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali
kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup
berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan
tersebut.
v TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS
Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung
jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:
1. Personal Responsibility
(Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi
diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan
“mengelola” diri
sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan
tugas pokok sehari-hari, antara lain:
a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan
waktu dan distribusi informasi yang efisien.
b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan
akurat.
c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan
bagian-bagian lainnya.
d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada
hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan
perusahaan.
2. Internal Responsibility
(Tanggung Jawab Dalam)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas
kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini
terwujud melalui aktivitas:
a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran
kerja.
c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan
perusahaan.
e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di
kantor.
3. Networking
Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan
perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui
upaya memperluas network
perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal
yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan
dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.
(A.B Susanto, 1997: 14-15)
4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja.
Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat
tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun
kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung
jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara,
berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan
pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus
bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:
a. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi
keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.
b. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha
pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.
c. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.
d. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua
instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.
e. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan
pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali
bertindak melampaui batas-batas tersebut. (Thomas W. Bratawidjaja, 1996: 87-88)
2) Skill dan Self Personal Traits
(Keterampilan Dan Karakter Pribadi Sekretaris)
v KETERAMPILAN SEKRETARI
Selain itu, seorang sekretaris profesional harus memiliki keterampilan
sebagai berikut :
Ø Personality
Sifat personality yang dimaksud disini adalah, bahwa
seorang sekretaris profesional harus memiliki kesabaran, ketekunan, disiplin,
tidak cepat menyerah, serta berpenampilan yang baik, jujur, loyal, serta pandai
bicara, sopan dan bisa menjaga image perusahaan.
Ø General
Knowledge
Sebagai seorang sekretaris profesional harus memiliki
berbagai kemampuan yang memadai dalam perubahan serta perkembangan yang
terjadi, khususnya kemampuan yang masih memiliki kaitan dengan aktivitas
organisasi.
Ø Special
knowledge
Selaku sekretaris profesional harus mempunyai kemampuan
yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.
Ø Skill and
technic
Dalam bagian ini seorang sekretaris profesional harus
memiliki kemampuan yang meliputi surat menyurat, diantaranya mengetik,
korespondensi, stenografi, juga bagian kearsipan.
Ø Practice
Adalah kemampuan seorang sekretaris profesional untuk
melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima telepon, meneriama tamu,
menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan, dan lain-lain.
Penampilan diri yang baik akan membentuk citra yang
positif bagi pelanggan, karena seorang sekretaris dapat dikatakan icon dari
sebuah perusahaan, jadi citra sebuah perusahaan juga ditentukan oleh pelayanan
sekretarisnya. Adapun indikator penampilan diri yang baik adalah :
- Penampilan yang bersih meliputi
kebersihan pakaian, sepatu, dan kebersihan badan.
- Penampilan yang rapi dapat diukur
dengan cara berpakaian sesuai dengan tata krama kesopanan, rapi dan
pantas.
- Penampilan (sikap dan tindakan)
yang menarik. (Komunikasi Interpersonal, Suranto AW, 2011 : 150-151)
v Karakter Pribadi Seorang Sekretaris
Selain
pengembangan diri untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilannya, seorang
sekretaris juga harus mengembangkan kepribadiannya, yang dapat tercermin dari
tingkah laku, tutur kata, maupun sikapnya dalam pergaulan sehari-hari, baik di
kantor maupun di lingkungan tempat tinggal.
Oleh
karena itu, kepribadian haruslah dibina dan dikembangkan agar diri sekretaris
menjadi lebih menarik, sehingga memunculkan citra yang lebih baik pula dalam
dirinya sendiri, yang tentunya sangat berpengaruh bagi perusahaan. Sedangkan
untuk dapat menjadi sekretaris dengan kepribadian yang menarik, berikut ini
merupakan cara pengembangan yang dapat dilakukan:
1. Menggunakan gaya bahasa yang positif
Sebagai
sekretaris yang sering berkomunikasi dengan orang banyak, jika berkomunkasi
dengan menggunakan bahasa yang positif, tentunya akan membuat orang lain merasa
dihargai. Sedangkan apabila dengan bahasa yang negatif, misalnya menggunakan
kata-kata yang kasar seperti “tolol, bodoh, kampungan” akan membuat orang lain
merasa tidak dihargai, dan artinya sekretaris merendahkan dirinya sendiri.
2. Berani bertanggung jawab
Hal-hal
yang terjadi pada diri sendiri tidak lain adalah karena perbuatan diri sendiri.
Sehingga dalam melaksanakan tugas dan pekerjaan-pekerjaannya yang berhubungan
dengan orang banyak, sekretaris hendaknya menunjukkan tanggung jawab penuh,
apalagi berhubungan dengan relasi eksternal/ rekan kerja dari luar perusahaan,
yang tentunya akan menciptakan suatu citra bagi perusahaan tempatnya bekerja.
Sedangkan
prinsip yang hendaknya dimiliki sekretaris dalam menyelesaikan tanggung
jawabnya, diantaranya:
a.
Prinsip
Attitude
Yaitu
perilaku yang tercermin pada diri seseorang ketika menghadapi situasi tertentu
atau ketika berhadapan dengan orang lain. Misalnya dalam melayani pelanggan
hendaknya dengan penampilan yang serasi, berpikir positif dan sikap menghargai.
b. Prinsip Attention
Attention
merupakan sikap menunjukkan kepedulian dan perhatian terhadap sesuatu. Misalnya
memperhatikan akankebutuhan pelanggan/relasi dengan memahami perilaku dan
kritik sarannya.
c.
Prinsip
Action
Prinsip
action merupakan prinsip untuk melakukan tindakan yang berupa perbuatan nyata
dengan tujuan untuk memberikan pelayanan yang terbaik.
Selain
itu, prinsip terpenting bagi sekretaris dalam bekerja adalah “Tutup mulut
rapat-rapat, Pasang mata awas-awas, dan buka telinga lebar-lebar”. Artinya
seorang sekretaris harus dapat menjaga rahasia perusahaan dan rahasia pimpinan
dengan baik, teliti dalam bekerja dan membuka telinga lebar-lebar untuk
mendapatkan pengetahuan dan keterampilan-keterampilan untuk mengembangkan diri.
3. Mengembangkan dinamika pribadi
Untuk
dapat mengembangkan dinamika pribadi, keterampilan diri yang perlu
dilatih/dikembangkan diantaranya keterampilan mengungkapkan ide-ide yang
dimiliki, keterampilan menunjukkan perilaku yang tegas, anggun, serasi, dan
berwibawa, serta kemampuan melaksanakan nilai tata karma dan etika yang berlaku
dilingkungan kerja.
D. TUJUAN PENGEMBANGAN DIRI BAGI
SEKRETARIS
Tujuan
pengembangan dan latihan bagi sekretaris pada dasarnya untuk memperoleh 3 hal:
1. Menambah pengetahuan
2. Menambah keterampilan
3. Merubah sikap
E. MENGEMBANGKAN DIRI DALAM JABATAN
Sekretaris
dapat mengembangkan jabatannya melalui pendidikan dan latihan yang mencakup :
- Pre Service Training
Adalah
latihan yang diberikan pada waktu seseorang belum menempati suatu jabatan
tertentu, yang meliputi :
- Pendidikan formal yang diselenggarakan umum.
- Latihan pra jabatan, latihan ini dilaksanakan oleh
organisasi atau perusahaan, tempat sekretaris bekerja.
- In Service Training
Yaitu latihan yang dilakukan pada saat sekretaris sedang menduduki jabatannya.
Pada
dasarnya keberhasilan pengembangan sdiri seorang sekretaris tergantung kepada 3
faktor yang secara langsung mempengaruhi sekretaris dalam bidang
kesekretarisan, yaitu:
1. Kemampuan untuk dapat mengerjakan
bermacam-macam tugas pekerjaan secara efisien.
2. Kepribadian yang menarik
3. Kemauan untuk bekerja.
Lembaga ASMI
Santa Maria membantu mewujudkan Cita-cita
Menurut saya
Program Studi Sekretari yang ada di Lembaga ini sangat membantu saya dalam
mewujudkan cita-cita untuk menjadi seorang Sekretari yang profesional dalam
dunia kerja. Dengan mempelajari mata kuliah ini saya bisa mengerti bagaimana
caranya membangun pribadi yang baik dan keterampilan menjadi seorang sekretari
yang baik dan dapat di percaya dalam suatu organisasi atau perusahaan baik
organisasi swasta maupun pemerintahan. Jurusan ini sangat menjanjikan di masa
depan karena akan terjalin komunikasi dan hubungan internasional dalam suatu
perusahaan bebas yang semakin terbuka,
maka Indonesia akan membutuhkan ahli-ahli sekretari yang profesional dalam
suatu perusahaan, terutama penguasaan bahasa asing.
